מדיניות פרטיות

גרסה 1.3 · בתוקף · עדכון אחרון: אוגוסט 2026

מסמך זה אושר לפרסום ומהווה את מדיניות הפרטיות התקפה של השירות. באחריות המוסד החינוכי (בעל השליטה במידע) לאמת את התאמת המסמך לנסיבותיו מול יועץ משפטי לפרטיות.

1. מבוא

Tel Chetz ("המערכת", "אנחנו") היא פלטפורמה לניהול חינוכי המאפשרת למוסדות חינוך לנהל מידע על תלמידים, צוות, מערכת שעות, ציונים, נוכחות, תהליכים פדגוגיים ומשימות ניהוליות.

מדיניות פרטיות זו מסבירה כיצד אנו אוספים, משתמשים, מאחסנים ומגנים על מידע אישי, בהתאם לחוק הגנת הפרטיות, התשמ"א-1981 (כולל תיקון 13), תקנת ה-GDPR האירופית, ודרישות PCI DSS לנתוני תשלום.

2. מי אנחנו

3. מודל בעלות על מידע

המוסד החינוכי הוא בעל השליטה במידע (Data Controller). Tel Chetz משמשת כמעבד מידע (Data Processor) בלבד — אנו מעבדים מידע אישי אך ורק בהתאם להוראות המוסד ולמטרות שהוגדרו בהסכם עיבוד המידע (DPA).

4. סוגי המידע שאנו אוספים

4.1 מידע על תלמידים (קטינים)

• פרטים אישיים: שם, תעודת זהות, תאריך לידה, כתובת, מגדר
• מידע אקדמי: ציונים, הערכות, נוכחות, דוחות התנהגות
• מידע רגיש במיוחד: מסמכי אבחון (פסיכולוגיים, רפואיים), מידע בריאותי
• מידע רגיש במיוחד: הקלטות קול של פגישות ותמלוליהן, כאשר המוסד הפעיל את התכונה (ראו סעיף 6.2)
• שיוך כיתתי וקבוצתי

4.2 מידע על צוות

• פרטים אישיים: שם, ת.ז., טלפון, דוא"ל, כתובת, תאריך לידה
• מידע תעסוקתי: תפקיד, שיבוצים, הרשאות
• מידע רגיש במיוחד: נתוני שכר ותנאי העסקה
• מידע רגיש במיוחד: הקלטות קול של פגישות ותמלוליהן (ראו סעיף 6.2)

4.3 מידע על הורים / אפוטרופוסים

• פרטי קשר: שם, טלפון, דוא"ל
• קשר משפחתי לתלמיד
• מידע פיננסי: אמצעי תשלום (מתווך בלבד — ראו סעיף PCI DSS)

4.4 מידע טכני ומזהים מקוונים

בהתאם לתיקון 13, המזהים הבאים נחשבים "מידע אישי":

• כתובת IP וסוג דפדפן (User Agent)
• מזהי מכשיר לקבלת התראות (push device tokens)
• יומני גישה ופעילות במערכת (Audit Log)
• עוגיות הכרחיות לתפקוד המערכת

5. מטרות עיבוד המידע

6. שיתוף מידע עם צדדים שלישיים

אנו לא מוכרים ולא משתפים מידע אישי למטרות שיווקיות של צדדים שלישיים. מידע משותף רק עם:

6.1 עיבוד באמצעות בינה מלאכותית (AI)

חלק מתכונות המערכת מעבדות מלל או תמונות באמצעות מודל בינה מלאכותית של Google (Gemini): זיהוי טקסט בסריקות מבחנים ונוכחות (OCR), ניסוח וסיכום הערות ודוחות, ומילוי טפסים. עיבוד זה מתבצע אך ורק ביוזמת משתמש מורשה ולצורך המשימה המבוקשת. המערכת אינה מבצעת החלטות אוטומטיות בעלות השפעה משפטית או דומה על נושא המידע — פלט ה-AI מוצג למשתמש לבקרה ולעריכה לפני שמירה. הנתונים אינם משמשים לאימון מודלים של Google.

6.2 הקלטת פגישות, תמלול וסיכום

המערכת מאפשרת למוסד להקליט פגישה מתוך כרטיס הפגישה, או להעלות הקלטה שנעשתה במכשיר חיצוני. התכונה כבויה כברירת מחדל בכל מוסד ונדלקת רק בהחלטה מפורשת של מנהל המוסד. איש הצוות נדרש לאשר בכל הקלטה בנפרד שהודיע למשתתפים שהפגישה מוקלטת, וההצהרה נרשמת עם זהותו ומועדה.

האודיו נשמר באחסון פרטי המבודד לפי מוסד, נשלח ל-ElevenLabs לתמלול ולחלוקה לדוברים, והתמלול מסוכם באמצעות Gemini. שיוך דובר למשתתף מוצע על ידי המערכת ומאושר בידי אדם — אין כאן החלטה אוטומטית. ההקלטה, התמלול והסיכום גלויים רק למי שמורשה לצפות בפגישה עצמה.

האודיו הגולמי נמחק אוטומטית בתום חלון שמירה שנקבע בידי המוסד (ברירת מחדל 90 יום); התמלול והסיכום נשמרים עם רשומת הפגישה. האחריות לבסיס החוקי להקלטה — לרבות הסכמת הורה או אפוטרופוס כאשר מדובר בקטין (סעיף 11) ולרבות יידוע המשתתפים מראש — היא של המוסד החינוכי כבעל השליטה במידע. מוסד שאינו מפעיל את התכונה אינו מייצר מידע מסוג זה כלל.

6.3 חיבור ליומן Google

משתמש רשאי, מרצונו, לחבר את חשבון Google שלו למערכת כדי שפגישות ומועדים מהמערכת יופיעו ביומן Google שלו. החיבור נעשה דרך מסך ההסכמה של Google (OAuth) ומבקש הרשאה ליומן משני נפרד שהמערכת יוצרת בחשבון Google של המשתמש בלבד. המערכת אינה רואה ואינה נוגעת ביומנים האחרים של המשתמש או באירועים שבהם. ללא חיבור כזה המערכת אינה ניגשת ליומן.

• מה נאסף: אסימון גישה (token) המאפשר את הסנכרון, השמור מוצפן. הסנכרון חד-כיווני — מהמערכת ליומן; המערכת אינה קוראת מידע מהיומן לתוכה.
• למה משמש: אך ורק ליצירה, עדכון ומחיקה של אירועי יומן המשקפים פגישות במערכת. מידע היומן אינו משמש לפרסום, אינו נמכר, אינו מועבר לצד שלישי ואינו משמש לאימון מודלים.
• ניתוק: ניתן לנתק את החיבור בכל עת מתוך המערכת או מדף ההרשאות של חשבון Google (myaccount.google.com/permissions). עם הניתוק האסימון נמחק.

השימוש של תל-חץ במידע המתקבל מממשקי Google (Google APIs), והעברתו לכל יישום אחר, כפופים ל-Google API Services User Data Policy, לרבות דרישות השימוש המוגבל (Limited Use).

Tel Chetz's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

7. העברת מידע בינלאומית

המידע מאוחסן בשרתי Hetzner בגרמניה (האיחוד האירופי). לישראל יש החלטת התאמה (Adequacy Decision) מהאיחוד האירופי, המאפשרת העברת מידע חופשית בין EU לישראל.

עיבוד ה-AI (סעיף 6.1) מתבצע באמצעות Google ועשוי לכלול העברת מלל או תמונות לשרתים מחוץ לאיחוד האירופי (ארה"ב). העברה זו מתבצעת על בסיס תנאי העיבוד וההגנה החוזיים של Google (Data Processing Addendum הכולל סעיפי הגנה סטנדרטיים), ומוגבלת למידע הדרוש למשימה. מוסד המבקש להימנע מהעברה זו רשאי להשבית את תכונות ה-AI.

תמלול הקלטות פגישות (סעיף 6.2) כרוך בהעברת קובץ האודיו ל-ElevenLabs, ועשוי לכלול עיבוד מחוץ לאיחוד האירופי. ההעברה מתבצעת רק במוסד שהפעיל את התכונה; מוסד שלא הפעיל אותה אינו מעביר אודיו לאף צד שלישי.

סנכרון ליומן Google (סעיף 6.3) מעביר פרטי פגישות לשרתי Google, ורק עבור משתמש שחיבר את חשבונו מרצונו.

8. אבטחת מידע

• הצפנה בתנועה: TLS 1.3 דרך Cloudflare
• הצפנה במנוחה: פרטי חשבונות בנק להוראת קבע מוצפנים ב-AES-256 ברמת השדה (הצפנה ייעודית, מפתח נפרד מהמסד)
• בקרת גישה: Row Level Security (RLS) ברמת מסד הנתונים — כל שאילתה מסוננת לפי מוסד ותפקיד
• יומן ביקורת: גישה למידע רגיש במיוחד (תלושי שכר, חשבונות בנק) וכן ייצוא או מחיקה של מידע אישי נרשמים — מי, מתי, מה
• אימות דו-שלבי: זמין לכל המשתמשים
• PCI DSS: מספרי כרטיס אשראי לעולם לא נשמרים בשרתים שלנו — רק טוקנים מספק התשלום

8.1 אירוע אבטחת מידע (Data Breach)

בהתאם לתיקון 13, במקרה של אירוע אבטחה המסכן את זכויות נושאי המידע, אנו מיידעים את המוסד החינוכי (בעל השליטה) ופועלים לאפשר דיווח לרשות להגנת הפרטיות תוך 72 שעות מגילוי האירוע, ויידוע נושאי המידע המושפעים "ללא דיחוי" כאשר האירוע עלול לגרום לסיכון גבוה לזכויותיהם. כל אירוע מתועד, לרבות פעולות התגובה שננקטו.

9. זכויות נושא המידע

בהתאם לחוק הגנת הפרטיות (תיקון 13) ותקנת GDPR, עומדות לרשותך הזכויות הבאות:

בקשות מעובדות תוך 30 יום ממועד קבלתן. ניתן לפנות לממונה הגנת הפרטיות בכתובת dpo@telchetz.com. אם לא תתקבל תשובה תוך 30 יום, עומדת לך הזכות לפנות לבית משפט השלום בהתאם לחוק הגנת הפרטיות.

10. תקופות שמירת מידע

11. מידע על קטינים

Tel Chetz מעבדת מידע על קטינים (מתחת לגיל 18) אך ורק לצורך ניהול חינוכי, בהתאם להוראות המוסד החינוכי (בעל השליטה). הסכמה לעיבוד מידע של קטינים ניתנת על ידי ההורה או האפוטרופוס החוקי דרך המוסד החינוכי.

בהתאם לדין הישראלי (חוק הכשרות המשפטית והאפוטרופסות, התשכ"ב-1962), נדרשת הסכמת הורה או אפוטרופוס לעיבוד מידע אישי של מי שטרם מלאו לו 18 שנים — במיוחד לשיווק, אנליטיקה ופרופיילינג התנהגותי. עבור משתמשים באיחוד האירופי חלה במקביל דרישת ההסכמה ההורית לפי סעיף 8 ל-GDPR (גיל 16). המערכת אינה מציגה פרסום ואינה מבצעת מעקב התנהגותי או מעקב חוצה-אתרים על אף משתמש, ובכלל זה קטינים — נעשה שימוש בעוגיות הכרחיות בלבד.

12. עוגיות

אנו משתמשים בעוגיות הכרחיות לתפקוד המערכת (אימות, ניהול session). למידע מלא ראו את מדיניות העוגיות שלנו.

13. שינויים למדיניות

אנו עשויים לעדכן מדיניות זו מעת לעת. שינויים מהותיים יובאו לידיעתכם דרך המערכת ויידרש אישור מחודש. גרסה נוכחית תמיד זמינה בעמוד זה.

14. יצירת קשר

לכל שאלה בנושא פרטיות:

• ממונה הגנת פרטיות: dpo@telchetz.com
• תמיכה כללית: support@telchetz.com

ניתן גם להגיש תלונה לרשות להגנת הפרטיות (PPA) בישראל או לרשות הפיקוח הרלוונטית באיחוד האירופי.